«La automatización de procesos como ventaja competitiva de las empresas»
Los beneficios de la automatización de procesos
Ante un entorno económico y de competencia hostil, las organizaciones enfrentan el gran desafío no sólo de sobrevivir, sino de diferenciarse de los demás, las empresas deben ser realmente competitivas y crear una experiencia para el cliente basada en los atributos y beneficios de sus productos y servicios, y para esto necesitan de un modelo de negocio, procesos y tecnología de soporte efectivos.
¿Cómo entrarle a la automatización?
Lo primero que tiene que quedar claro de un proyecto de automatización es su propósito y objetivos, sino no lo sabemos o no hay claridad desde un inicio, no podremos medir el nivel éxito del proyecto y su impacto en el modelo de negocio. Si no está claro qué se busca y cómo hacerlo, lo más probable es que se automaticen ineficiencias con sus terribles consecuencias económicas y operativas.
Un proyecto de automatización obliga a las organizaciones a mejorar y clarificar su modelo de negocio, a definir una estrategia adecuada para cubrir los nuevos requerimientos.
Pensar en una reingeniería, rediseñar procesos y automatizar las operaciones es cada vez más común en el ambiente de los negocios, aún y cuando algunas empresas están sumergidas en ineficiencias administrativas y de operación que no les permiten crecer, al menos no ordenadamente.
La automatización de procesos de una organización debe estar basada en criterios de transformación que se originan en los objetivos y modelo de negocio, así como en el análisis o diagnóstico de la operación.
¿Pero qué es la automatización de procesos?
Existen muchas definiciones y perspectivas sobre el significado de la automatización de los procesos, y todo depende de hacia dónde está dirigido el esfuerzo y la especialidad del autor.
Para el caso que nos compete, la automatización de procesos se refiere al diseño y optimización de las operaciones desde las perspectivas del cliente y del negocio, considerando para ambos la promesa de valor y atributos del servicio y/o producto que esperan, la experiencia que tienen a través del proceso y su tecnología, así como la satisfacción y lealtad generada después de cada iteración.
¿Cuáles son los 10 beneficios de la automatización de los procesos de negocio?
Los beneficios de automatizar los procesos de negocios podrían ser muchos y dependen de la naturaleza y contexto de cada negocio, sin embargo, podemos enumerar los 10 principales beneficios básicos:
- Optimización y sistematización de la operación a través de la simplificación y reducción de los pasos en los ciclos de negocio, buscando que la mayoría de las operaciones sean realizadas por los sistemas y las menos por el personal.
- Indicadores de proceso automatizados que permite evaluar el cumplimiento de las métricas de desempeño y estándares de operación.
- Definición de funciones del personal que clarifican las responsabilidades y participación de los colaboradores en los diferentes procesos, evitando el retrabajo, así como el conflicto de intereses (segregación de funciones).
- Automatización de reglas de negocio para darle inmediatez a su aplicación y eliminar errores e inconsistencias en su aplicación manual.
- Implementación de flujos de trabajo y controles automáticos que sólo permiten operar bajo el estándar y secuencia de operación definidos.
- Seguimiento en tiempo real de las operaciones relevantes del negocio, a través de tableros, monitores, informes, mensajes de alerta entre otros.
- Integración de sistemas y su información evitando las interfaces manuales y capturas de datos entre los diferentes aplicativos o software.
- Aumenta la capacidad de respuesta del negocio ante cambios sorpresivos del entorno de competencia, normativos y de contingencia.
- Mejora la toma de decisiones en la organización con información real y consistente que surge de los sistemas de información directamente, evitando al máximo la interacción humana en la generación e interpretación de la información del negocio.
- Mejora continua de la operación ya que se identifican puntos de ineficiencia, desperdicio de recursos y desviaciones en el flujo de operación, con lo que se pueden tomar las acciones necesarias para remediar o mejorar la situación.
La automatización de procesos de negocio permite a las organizaciones tener una poderosa ventaja competitiva, porque además mejorar dramáticamente la experiencia del cliente maximizando los atributos de los servicios y productos, todo lo que está detrás de eso funciona de manera optimizada y automatizada.
Beneficios de la estandarización de procesos en las empresas – Makler (maklerconsultores.com)
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